Bab 1 – Hakikat dan Tantangan Manajemen Personalia

             Istilah personalia, personel atau kepegawaiaan mengandung arti keseluruhan orang-orang yang berkerja pada suatu organisasi. Dengan demikian manajemen personalia adalah manajemen yang menitikberatkan perhatiannya kepada soal-soal pegawai atau personalia di dalam suatu organisasi. Menurut Fillopo manajemen personalia adalah “perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat Untuk lebih lengkapnya manajemen personalia itu dapat dirumuskan sebagai berikut: “Manajemen Personalia adalah seni dan ilmu memeperoleh, memajukan dan memanfaatkan tebnaga kerja sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi dapat direalisir secar berdaya guna dan berhasil dan adanya kegairahan kerja dari para tenaga kerja.

             Dalam perusahaan kecil fungsi personalia dilaksanakan langsung oleh pucuk pimpinan, jadi segala sesuatu yang berhubungan dengan tenaga kerja, seperti penempatan, pelatihan, pendidikan, mutasi dan promosi, kompensasi dan pemberhentian langsung menjadi tanggung jawab pucuk pimpinan.
Pada perusahaan besar sebagian dari aktivitas fungsi personalia didelegasi kepada masing-masing manajer termasuk kepada kepala departemen (bagian atau seksi) personalia. Pembagian kerja akan fungsi personalia, tidak berarti bahwa segala masalah telah dapat diatasi. Bertambah besarnya perusahaan dan semakin kompleksnya aktivitas perusahaan bukan saja menambah kesibukan fungsi pokok. Tetapi pula fungsi personalia. Dibentuknya unit personalia tidak berarti bahwa segala aktivitas mengenai fungsi personalia hanya dikerjakan oleh unit personalia.

             Unit Personalia tidak sama statusnya misalnya dengan Unit Produksi atau Unit Pemasaran, sebab Unit Personalia merupakan sebuah “services departement” (bagian pembantu). Unit personalia, berstatus sebagai tenaga staff, ia sering disebit “a specialized staff”. Sebagai “a specialized staff” maka unit personalia, mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

a.       Ia terbatas dalam pemberian nasihat dan bantuan dan tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen-elemen lain di didalam organisasi.

b.      Nasihat dan bantuan yang diberikan ditujukan kepada seluruh bagian.

c.        Ia memberikan nasihat dan bantuan khusus di bidang personalia.

Pada umumnya yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan mengenai tugas-tugas personalia ada tiga yaitu:

1.      Procuring yang terdiri dari beberapa hal seperti:

      Ø  memperoleh tenaga kerja

      Ø  membuat anggaran tenaga kerja

      Ø  menarik tenaga kerja

      Ø  membuat job analysis, job description, dan job specification

      Ø  menetapkan dan menghubungi sumber-sumber tenaga kerja

      Ø  mengadakan seleksi terhadap calon tenaga kerja

2.      Developing atau pengembangan yang meliputi:

      Ø  memajukan atau mengembangkan tenaga kerja

      Ø  melatih dan mendidik tenaga kerja

      Ø  mempromosikan dan memindahkan tenaga kerja

      Ø  mengadakan penilaian kecakapan tenaga kerja

3.      Mantaining dengan kegiatan:

      Ø  memanfaatkan tenaga kerja

      Ø  memberhentikan tenaga kerja

      Ø  memensiunkan tenaga kerja

      Ø  memberi kompensasi

      Ø  mengurus kesejahteraan pegawai termasuk pembayaran upah, perumahan, rekreasi, pengobatan dan lain sebagainya.

Dalam suatu perusahaan pada umumnya kita dapati empat macam hubungan antara petugas yaitu:

1.      Line relation

2.      Functional relation

3.      Staff relation

4.      Lateral relation

Unit kepala personalia memiliki tiga macam hubungan di atas yakni : line relation, functional relation, dan lateral relation. Dengan line relation dimaksud hubungan antara seorang atasan dengan bawahannya misalnya pemberian instruksi, pemberian saran-saran dan lain-lain. Dengan functional relation dimaksud hubungan antara sesuatu pejabat dengan pejabat-pejabat lainnya dimana pejabat pertama memberikan bantuan dan layanan kepada pejabat kedua dalam bidang keahliannya. Dengan lateral relation yang dimaksud hubungan-hubungan untuk berkoordiner dan bekerja sama antara para manager yang setingkat misalnya antara kepala-kepala bagian atau antara kepala-kepala seksi.

Ditinjau dari fungsi yang ada, Fungsi manajemen sumber daya manusia secara umum dibedakan menjadi fungsi manajerial dan fungsi operasional. Untuk lebih jelasnya fungsi-fungsi tersebut adalah.

a.       Empat fungsi manajerial

1)      Perencanaan (planning)

Bagi manajemen sumber daya manusia, perencanaan berarti penentuan terlebih dahulu suatu program manajemen sumber daya manusia yang akan membantu mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan perusahaan.

2)      Pengorganisasian (organizing)

Organisasi merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan. Bagi seorang manajer sumber daya manusia, membentuk suatu organisasi haruslah dengan merencanakan hubungan antara pekerjaan dan factor-faktor fisik, hubungan antara sesama kelompok dan hubungan antara pimpinan secara keseluruhan.

3)      Pengarahan (directing)

Fungsi ini meliputi bagaimana cara melaksanakan pekerjaan atau bagaimana mengusahakan agar pekerja mau bekerja sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan.

4)      Pengendalian /pengawasan (controlling)

Pengendalian/pengawasan adalah suatu fungsi manajemen yang menyangkut masalah pengaturan terhadap berbagai kegiatan sesuai dengan rencana manajemen sumber daya manusia yang dirumuskan.

b.      Enam fungsi operasional

1)      Pengadaan tenaga kerja (procurenment)

Fungsi pengadaan meliputi penetuan program penarikan karyawan baik jumlah, jenis, maupun mutu atau kualitas karyawan serta seleksi dan penempatannya.

2)      Pengembangan (development)

Fungsi pengembangan karyawan adalah meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan karyawan melalui pelatihan atau pendidikan yang dilakukan untuk melaksanakan kegiatan tertentu.

3)      Kompensasi

Fungsi kompensasi berhubungan dengan pemberian imbalan atau penghargaan yang adil dan layak bagi kehidupan manusia dan diberikan kepada karyawan atas jasa atau pekerjaan yang telah diberikan untuk mencapai tujuan organisasi.

4)      Integrasi

Fungsi pengintegrasian berhubungan dengan penyesuain keinginan individual karyawan dengan keinginan organisasi serta masyarakat.

5)      Pemeliharaan (maintenance)

Fungsi pemeliharaan berhubungan dengan usaha untuk mempertahankan dan meningkatkan kondisi para karyawan dan pemeliharaan sifat yang menyenangkan.

6)      Pemutusan hubungan kerja (separation)

Fungsi pemutusan hubungan kerja berhubungan dengan pemisahan karyawan dari organisasi untuk mengembalikan sesuatu kepada masyarakat yang dapat berbentuk pensiun, pemberhentian, pemecatan, atau penempatan diluar perusahaan.

Tantangan Manajemen Personalia

Menurut Floyd (1971;783) diantara banyak perubahan besar yang terjadi, tiga hal yang berikut akan menjelaskan hakikat dari tantangan personalia:

A. Perubahan bauran dalam angkatan kerja, jelas akan membawa perkenalan nilai-nilai baru kepada organisasi. Suatu angkatan kerja dengan perangkat nilai-nilai ini akan sangat cocok digunakan oleh perusahaan dalam usaha mereka untuk mengejar nilai-nilai produktivitas, efisiensi, dan efektivitas. Mengingat makin meningkatnya penekanan pada individu dibanding dengan organisasi, sejumlah perubahan program personalia telah dicoba salah satunya adalah :

1)      Waktu luwes (Flexitime)

Menurut Craig Eric Schneir, Flexitime adalah” suatu program yang memberikan waktu untuk memulai dan mengakhiri secara fleksible bagi karyawan” .

2)      Mempertinggi produktivitas (enhanced production). Walaupun terdapat sedikit bukti nyata, namun penelitian- penelitian menunjukkan kesempatan-kesempatan untuk memperbaiki produktivitas bervariasi mulai dari sepertiga sampai setengah, dengan kemungkinan ukuran keuntungan antara 5 persen sampai 14 persen.

Penyebab-penyebab untuk hal ini mencakup moral yang lebih baik, waktu kerja yang lebih baik, waktu kerja yang sesuai dengan “ jam tubuh” (body clock) karyawan, penanganan yang lebih baik atas fluktuasi beban kerja, meningkatkan pelayanan terhadap karena perusahaan buka lebih lama, dan berkurangnya waktu terluang menunggu jam pulang karena enggan memulai tugas baru.

3)      (2) Mengurangi keterlambatan dan ketidakhadiran karyawan (reduced employee tardiness and absenteeism). Karyawan yang sudah terlambat menurut jadwal yang ketat sering akan bimbang dan akhirnya memutuskan untuk tidak masuk kerja sama sekali. Jika waktu kedatangan di tempat kerja yang disetujui itu berada didalam rentang dua jam yang luwes, maka keterlambatan dan ketidakhadiran karena hal semacam ini bisa disingkirkan. Keperluan-keperluan pribadi dapat ditanggulangi tanpa mengabaikan pekerjaan selama setengah atau sepanjang hari.

4)      (3)Memperbaiki moral dan mengurangi pergantian karyawan (improved morate and reduced turnover). Dengan sistem Waktu luwes (flexitime), karyawan mengendalikan hari kerjanya secara terbatas sehingga hal ini merupakan suatu jenis dari pemerkayaan pekerjaan (job enrichment). Para karyawan pada dasarnya diperlakukan sama seperti para manajer dan karyawan profesional.

B. Perubahan Harapan Karyawan- Warga masyarakat,  Semakin banyak petunjuk bahwa hak-hak warga masyarakat yang eksternal sedang menyusup kedalam perusahaan dengan maksud memperbaiki mutu kehidupan kerja. Dua ilustrasi yang menonjol adalah: (1) kebebasan berbicara (freedom of speech), dan (2) kebebasan pribadi (the right to privacy). Dalam organisasi-organisasi hak untuk “meniup peluit“ ini cukup dilindungi dengan baik . Dow Votaw berpendapat bahwa kebebasan berbicara didalam organisasi adalah “suatu perkembangan yang mungkin akan terbukti sebagai suatu hal yang mungkin akan terbukti sebagai suatu hal yang perlu untuk menyertai tanggung jawab perusahaan yang efektif”

Para karyawan merasa adanya pelanggaran yang lebih besar atas kebebasan pribadi jika (1) informasi yang sifatnya disebarluaskan kepada orang lain tanpa izin mereka, (2) informasi pribadi, sebagaimana halnya dengan data produktivitas perusahaan disebar disiarkan, (3) Informasi yang sifatnya pribadi diberikan kepada orang-orang luar ketimbang kepada mereka yang bekerja di perusahaan itu.

C. Perubahan Tingkat Produktivitas, menurut Dov Votow, masalah paling serius yang dewasa ini dihadapi oleh manajer personalia, adalah menurunnya produktivitas perekonomian.

Telah banyak alasan yang dikemukakan sebagai penyebab produktivitas akhir-akhir ini seperti:

1)      Berbagai peraturan dan undang-undang pemerintah telah menambah biaya untuk melakukan usaha tanpa meningkatkan produktivitas dalam jangka pendek, seperti perlindungan lingkungan, kesehatan dan keselamatan, tindakan pencegahan diskriminasi, dan sebagainya.

2)      Undang-undang semacam itu telah menyebabkan meningkatnya jumlah karyawan baru dalam lingkup bisnis

3)      arus wanita dan minoritas mungkin telah mengakibatkan menurunnya produktivitas selama perkenalan.

Para manajer umumnya berorientasi pada keuntungan jangka pendek dalam mengambil keputusan- keputusan bisnis. Dengan adanya tekanan-tekanan dari para pemegang saham, pasar surat-surat berharga, dan lembaga-lembaga keuangan, mereka cenderung menunda penelitian, pengembangan, dan investasi pabrik baru demi prestasi jangka pendek. Hal ini menyebabkan penurunan produktivitas terus menerus. Diakui juga berbagai macam undang-undang pajak telah menghambat inovasi dan investasi pabrik baru.

Hubungan yang bersifat merugikan dengan serikat-serikat buruh mengurangi usaha kerjasama yang akan meningkatkan produktivitas. Banyak aturan kerja yang telah dirundingkan dengan serikat buruh yang dirancang untuk melindungi dan penghasilan jangka pendek mendatangkan malapetaka jika para majikan harus bersaing di pasar dunia.

Aliensi karyawan menyebabkan penolakan kerjasama untuk perbaikan produktivitas. Disebutkan bahwa sikap karyawan yang jelek disebabkan oleh faktor-faktor seperti pekerjaan yang sangat berbahaya, pekerjaan-pekerjaan yang rutin dan membosankan, dan para manajer yang autokratis yang mengambil sendiri keputusan yang mempengaruhi kerja dan mutu kehidupan kerja, tanpa memperdulikan pentingnya partisipasi karyawan.

Walaupun manajer personalia hanya dapat berbuat sedikit untuk mengubah susunan perekonomian kita yang berdasarkan persaingan, namun terdapat banyak bidang dimana tantangan-tantangan itu dapat dipenuhi.


disarikan dari buku Manajemen Personalia Oleh Edwin B.Fillopo