1 Bersifat pribadi
2 Biasanya menggunakan bahasa yang tidak baku kecuali surat yang ditujukan untuk instansi.
Surat dinas adalah surat yang ditulis atas nama kedinasan. Surat dinas dikirim oleh suatu instansi/lembaga/ organisasi kepada instansi lain atau perorangan. Ciri-ciri surat dinas adalah
1 Bersifat resmi kedinasan.
2 Menggunakan bahasa baku
3 Sistematika sesuai dengan sistematika yang berlaku.
Sistematika surat
-------------------------
------------------------------(1)
-------- ----------------- (2)
------- (3) --------
-------------
------------- (4)
------------, (5)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------- (6)--------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------ (7)
-------------------------- (8)
-------------------- (9)
Keterangan:
(1) Kepala surat (KOP)
(2) Tanggal pembuatan surat
(3) Nomor, lampiran, hal
(4) Alamat yang dituju
(5) Salam pembuka
(6) Isi surat
a. Pembuka surat
b. Isi surat
c. Penutup surat
(7) Salam penutup
(8) Nama pengirim, tanda tangan, stempel
(9) tembusan
Sistematika surat di atas adalah sistematika surat dinas. Pada surat pribadi, sistematika hampir sama. Hanya pada beberapa bagian tidak ada. Bagian surat dinas yang tidak ada surat pribadi adalah Kepala surat, nomor, lampiran, hal, dan tembusan.
Cara Penulisan
1. Kepala surat
a. Kepala surat paling tidak berisi nama instansi atau kantor dan alamat instansi tersbut. Terkadang kepala surat boleh dilengkapi dengan logo.
b. Nama instansi pada umumnya ditulis dengan huruf kapital semua. Alamat instansi ditulis dengan cara
c. Ditulis lengkap tanpa disingkat.
d. Setiap awal bagian ditulis dengan huruf kapital.
2. Tanggal surat
a. Tanggal surat ditulis lengkap tanpa tanda baca.
b. Tanggal dan tahun ditulis dengan angka sedangkan bulan ditulis dengan huruf dengan awal kapital
3. Nomor, lampiran , hal
Nomor adalah nomor urutan surat yang dibuat oleh suatu instansi dalm satu tahun kegiatan. Nomor surat paling tidak berisi nomor urut dan tahun pembuatan surat.
Lampiran adalah lembaran selain surat yang dikirim bersama surat yang dibuat.
Perihal atau hal adalah insti isi surat yang dikirim.
4. Alamat yang dituju
Adalah orang yang akan dikirimi surat.
a. Tidak perlu mengunakan kata kepada
b. Apabila ada alamat, ditulis lengkap
5. Salam Pembuka
Salam pembuka adalah sapaan pertama sebelum kita mengungkapkan isi. Salam pembula pada surat biasanya dengan hormat. Namun dapat pula menulis salam pembuka selain itu seperti assalamu’alaikum, salam sejahtera, dan lainnya. Salam pembuka ditulis dengan awal hhuruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
6. Isi surat
Isi surat baik surat dinas maupun surat pribadi terdiri dari tiga yaitu pembuka surat, inti surat, dan penutup surat. Pembuka surat pada surat dinas biasanya berupa dasar penulisan surat. Sebgai contoh
Berdasarkan surat keputusan ……….tanggal……………..tentang……………..
Dalam rangka …………………………
Menindaklanjuti edaran ………………..tentang…………………………
Menanggapi surat Saudara tanggal ………………..tentang………….
Pada surat pribadi, pembuka surat biasanya berisi tentang pemberitahuan kabar pengirim surat.
Isi inti surat
Pada surat dinas, isi surat biasanya langsung bersambung dengan pembuka surat. Pada surat pribadi, isi pada umumnya berdiri sendiri pada paragraf tersendiri.
Penutup surat pada umumnya berisi ucapan terima kasih. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan penutup surat adalah hindarkan kata-kata yang mubazir seperti banyak-banyak terima kasih, terima kasih yang sedalam-dalamnya dan lainnya.
7. Salam penutup
Penulisan sama dengan salam pembuka.
8. Nama pengirim
a. Pada surat dinas nama pengirim biasanya disertai dengan jabatan dan nomor pegawai (kalau ada).
b. Di samping itu pada surat dinas juga harus dilengkapi dengan stempel.
c. Stempel harus menyentuh nama pengirim.
d. Nama pengirim tidak dirulis dalam tanda kurung atau bergaris bawah.
9. Tembusan
Adalah salinan surat yang sama yang berfungsi sebagai pemberitahuan kepada instansi lain yang merupakan instansi atasan atau rekanan dari yang mengirim surat.
a. Tembusan ditulis cukup menyebutkan jabatan dari orang yang dikirimi tembusan seperti kepala Dinas P dan K Kabupaten Tegal, Kepala Sekolah dan lainnya.
b. Arsip tidak perlu dituliskan sebagai tembusan.
LATIHAN
|
1. Memo di atas berisi tentang
a. Pesan Ketua karang taruna pada sekretaris agar mengadakan rapat anggota.
b. Pesan ketua karang taruna kepada sekretaris agar menggantikan pergi ke Solo.
c. Pesan ketua karang taruna kepada sekretarisnya agar menggantikan memimpin rapat.
d. Pesan Diandra selaku ketua karang taruna bahwa dia akan pergi ke Solo.
......Kami informasikan bahwa ujian nasional tahun pelajaran 2006/2007 akan dilaksanakan lebih awal yakni tanggal 24 s.d. 26 April 2007.
…
2. Pembuka surat untuk melengkapi surat di atas adalah…..
a. Dengan sepucuk surat ini
b. Sedatangnya surat ini
c. Berdasarkan Kepmendiknas no….
d. Dengan sangat menyesal
Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.
3. Penulisan penutup surat di atas tidak efektif. Agar menjadi efektif harus diganti menjadi
a. Atas perhatiannya disampaikan terima kasih.
b. Atas perhatian Saudara kami sampaikan banyak terima kasih.
c. Atas perhatian Saudara kami haturkan terima kasih.
d. Atas perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih.
4. Penulisan alamat surat yang benar adalah…
a. Kepada
Yth.Bapak Kepala SMPN 2 Bojong
Desa Danasari, Bojong
Kabupaten Tegal
b.Yth.Bapak Kepala SMPN 2 Bojong
Desa Danasari, Bojong
Kabupaten Tegal
c. Yth. Kepala SMPN 2 Bojong
Desa Danasari, Bojong
Kabupaten Tegal
d. Yth. Kepala SMPN 2 Bojong
Desa Danasari, Bojong
Kab. Tegal
Kepala SMPN 2 Bojong meminta laporan keadaan siswa per 1 April 2007 kepada kepala TU. Laporan tersebut akan dikirimkan ke Dinas P dan K kab.Tegal.
5. Bunyi memo yang sesuai dengan ilustrasi di atas adalah…
a. Harap segera melaporkan keadaan siswa ke Dinas P dan K kab.Tegal paling lambat 1 April 2007.
b. Segera buat laporan keadaan siswa per 1 April 2007 untuk diserahkan ke dinas P dan K kab.Tegal.
c. Segera kepala TU membuat laporan keadaan siswa per 1 April 2007 di Dinas P dan K kab.Tegal.
d. Kepala sekolah dan kepala TU harap membuat laporan keadaan siswa per 1 April 2007.
Untuk menyukseskan program rehab mushola, kami panitia mengharap sumbangan dari para donator. Sumbangan dapat diserahkan langsung ke secretariat panitia rehab mushola atau ditransfer melalui rekening BCA no.123-10-0001……
6. Isi surat di atas adalah
a. rehab mushola
b. Mengharapkan sumbangan.
c. pemberitahuan program.
d. Informasi tempat menyumbang.
PT. ANGIN MAMIRI
Alamat:jln Arjuna Raya 50 telepon (021)5676657 Jakarta
Jakarta, 23 April 2007.
7. Kesalahan penulisan kepala surat di atas terjadi pada
a. Penulisan [Jalan] dan [telepon] yang tidak diawali kapital.
b. Penulisan [PT.] yang menggunakan titik dan titik setelah tahun.
c. Penulisan angka yang menggunakan kurung (021) dan titik dua(:) setelah alamat.
d. Penulisan [angin mamiri] menggunakan kapital semua dan [telepon] cukup ditulis telp.
8. Kesalahan penulisan tanggal surat di atas terjadi karena….
a. nama kota ditulis dan tanda koma setelah nama kota.
b. nama kota ditulis dan tanda titik setelah tahun.
c. bulan diawali capital dan titik setelah tahun.
d. tanggal, bulan, dan tahun ditulis lengkap dan ada nama kota.
Dian akan menulis surat kepada temannya yang bernama Anita yang isinya permintaan maaf karena dia tidak dapat memenuhi janjinya untuk belajar kelompok.
9. Penulisan surat yang tepat adalah…
a. Maaf Nit, kemarin aku gak bisa main ke rumahmu seperti janjiku waktu pulang sekolah. Sebenarnya aku ingin tapi secara mendadak ibuku sakit. Sementara adikku tidak ada yang menjaga. Sebenarnya aku mau membawa adikku ke rumahmu tapi ibuku nanti tidak ada yang menjaga. Sekali lagi maaf ya, Nit.kita gak bisa belajar bersama.
b. Nit, aku tidak bisa belajar kelompok sesuai dengan janji kita. Lain waktu saja kita belajar kelompok. Aku masih punya banyak waktu untuk kegiatan kita berdua. Jangan khawatir dan jangan marah ya. Samapai ketemu lagi di lain kesempatan.
c. Hai,Anita. Kamu marah ya aku nggak datang kerumahmu sore itu. Aku sibuk,Nit. Memang sih aku sudah janji sama kamu tapi…..gimana ya. Aku saat itu nggak punya waktu. Jadi terpaksa deh, belajar kelompok kita gagal.
d. Anita, sori ya, aku tidak datang ke rumahmu sesuai dengan janjiku siang itu. Saat itu aku malas banget untuk ke rumahmu. Entah kenapa aku juga nggak tahu. Mungkin bosan kali ya. Lain kali saja ya aku main ke rumahmu.
Salam kangen,
....
Nana sahabatku, kemarin aku membaca majalah Remaja. Di situ aku sempat membaca kalau kamu berhasil memenangkan lomba penulisan cerpen anta SMP di kota kita. Selamat ya! Kau memang berbakat menjadi pengarang. Oh, ya, bagaimana kabar teman-teman yang lain? Masih seringkah mereka kirim surat padamu? Kangen rasanya sudah lama tidak berjumpa dengan kalian.
....
10. Kalimat pembuka surat pribadi tersebut yang paling tepat adalah...
a. Keadaanku di sini sehat-sehat saja.
b. Wah, kuharap kau sehat dan cantik selalu.
c. Bersama surat ini, kukabarkan bahwa keadaanku sehat tak kurang suatu apa, Semoga kau juga sehat.
d. Hai Nana!Semoga kau selalu sehat dan mendapat perlindungan dari Tuhan Yang Maha Kuasa.
11. Kalimat penutup surat yang tepat agar Nana segera membalas surat adalah...
a. Demikianlah surat dariku, semoga tidak mengganggu belajarmu.
b. Atas perhatianmu, kuucapkan terima kasih. Aku senang bersahabat denganmu.
c. Baiklah Na, sekian dulu surat dariku. Kutunggu selalu balasan darimu.
d. Kiranya suratku sampai di sini dulu. Kapan-kapan kusmabung lagi.
12. Dengan hormat, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam acara pentas seni SMP Kusuma yang akan kami selenggarakan pada
hari, tanggal : Sabtu, 29 November 2008
tempat : Aula SMP Kusuma
waktu : Pukul 09.00 s.d. 12.00
....
Kalimat yang tepat sebagai penutup surat tersebut adalah...
a. Demikian surat undangan ini. Atas kehadirannya kami ucapkan terima kasih.
b. Demikian surat undangan ini. Atas kehadirannya kami haturkan terima kasih.
c. Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu, kami ucapkan terima kasih.
d. Demikianlah surat undangan ini kami sampaikan. Atas kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu, kami haturkan terima kasih.
13. OSIS sekolahmu akan mengadakan pertandingan sepak bola antarkelas. Ketua OSIS mengimbau kepada ketua seksi olah raga agar segera membuat jadwal pertandingannya di luar jam sekolah.
Memo yang tepat sesuai dengan ilustrasi di atas adalah...
a. Dimohon dengan hormat membuat jadwal pertandingan sepak bola antarkelas.
b. Supaya membuat jadwal pertandingan sepak bola antarkelas.
c. Diharap membuat jadwal pertandingan sepak bola antarkelas secepatnya.
d. Mohon segera membuat jadwal pertandingan sepak bola antarkelas di luar jam sekolah.
Aku selamat dari bencanai tu walau banyak temanku yang rumahnya terendam air dan keluarganya dibawa ke rumah sakit. Aku cuma tidak bisa ke luar rumah dalam beberapa hari terakhir. Tapi sekarang kondisi sudah normal.
14. Kalimat pembuka surat pribadi di atas yang tepat adalah...
a. Vina, Jakarta banjir besar, tapi tidak usah khawatir aku selamat dan keluargaku tidak apa-apa.
b. Vina, bagaimana kabarmu, aku baik-baik saja walau Jakarta banjir.
c. Selama beberapa hari hujan mengguyur Jakarta yang mengakibatkan banjir.
d. Kamu jangan datang ke Jakarta karena sedang banjir.
15. Kalimat penutup surat tersebut yang tepat adalah...
a. Sekian dulu surat dariku, doakan aku selalu dalam lindungan Tuhan.
b. Sekian dulu surat dari aku, aku selalu ingat persahabatan ini.
c. Aku rasa sekian dulu surat dari aku, sampaikan maafku pada kedua orang tuamu.
d. Cukup sekian, terima kasih.
16. Dalam rangka Lomba Menulis Cerpen tingkat provinsi, kami mohon izin agar Ananda Hendri Ardian
diperbolehkan mengikuti seleksi pada
hari, tanggal : Senin, 1 Desember 2008
waktu : pukul 08.00 s.d selesai
tempat : Gedung Pemuda
Kalimat yang tepat sebagai penutup surat tersebut adalah...
a. Demikian pemberitahuan dari kami. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b. Demikian permohonan izin kami. Atas perhatian dan kerja sama Saudara kami ucapkan terima kasih.
c. Demikian pemberitahuan ini kami buat untuk digunakan seperlunya.
d. Demikian surat izin dari kami. Harap maklum.
17. Dinas Diknas kabupaten menyelenggarakan Lomba Mendesain Majalah Dinding. Kepala sekolah menugasi Pak Ali, guru bahasa Indonesia untuk mempersiapkan anak-anak yang akan mengikuti lomba.
Memo yang tepat untuk ilustrasi di atas adalah...
a. Anak-anak, segera dipersiapkan untuk mengikuti Lomba Mendesain Majalah Dinding.
b. Mohon segera dipersiapkan anak-anak untuk mengikuti Lomba Mendesain Majalah Dinding.
c. Ada Lomba Majalah Mendesain Dinding. Apakah sudah dipersiapkan?
d. Pak Ali mempersiapkan anak-anak yang mengikuti Lomba Mendesain Majalah Dinding
18. Kepala sekolah memeriksa daftar presensi siswa semua kelas. Beliau menemukan daftar presensi siswa kelas IX yang berisi tulisan tidak senonoh. Karena hal tersebut Kepala Sekolah mengeluarkan memo.
Berdasarkan ilustrasi di atas memo yang tepat adalah …
a. Untuk : Wali Kelas
Dari : Kepala Sekolah
Benahi daftar presensi siswa kelas Saudara!
b. Untuk : Kepala Sekolah
Dari : Wali Kelas IX B
Benahi daftar presensi siswa kelas Saudara!
c. Untuk : Wali Kelas IX B
Dari : Kepala Sekolah
Benahi daftar presensi siswa kelas Saudara karena terdapat tulisan tidak senonoh
d. Untuk : Kepala Sekolah
Dari : Wali Kelas
Benahi daftar presensi siswa kelas Saudara karna terdapat tulisan tak senonoh
19. Anto dan Suci bersahabat sewaktu berada di bagku SD. Sekarang mereka berjauhan karena tempat sekolah yang terpisahkan. Anto meneruskan ke SMP di Jakarta sedangkan Susi di Bali ikut pamannya. Untuk mengingat kembali, Anto mengirim surat pribadi kepada Susi di Bali.
Kalimat penutup surat pribadi yang tepat sesuai dengan ilustrasi di atas adalah .....
a. Sampai di sini dulu ya, sampaikan jumpa.
b. Cukup sekian, sampai ketemu.
c. Sampai ketemu lagi di lain waktu.
d. Cukup dulu ceritaku, kutunggu cerita dari kamu.
20. Sahabatku Ardian Maulana
di Jakarta
Salam kangen,
…………………………………………………………………………………………
Ardian, sebentar lagi liburan semester. Aku berencana berlibur ke rumah paman di Jakarta. Kalau bisa aku mampir ke rumahmu. Boleh, ya? Bagaimana nilai rapor semester genap ini? Nilaimu baik semua, ya? Dulu kamu selalu mendapat peringkat pertama. Semoga sekarang nilai rapormu baik. Di Jakarta nanti kita jalan-jalan, ya? Kenalkan aku dengan tempat-¬tempat yang menarik.
Kalimat pembuka surat pribadi tersebut yang tepat adalah ....
a. Aku sudah lama tidak bertemu kamu. Ternyata kamu sekarang tambah pandai. Di Jakarta kelihatannya menyenangkan.
b. Sekian lama kita berpisah. Sahabat, aku rindu padamu. Semoga kita dapat bertemu.
c. Salam bahagia, liburan kemarin aku ke Surabaya. Liburan kali ini aku ingin suasana yang berbeda.
d. Hallo, Ardian! Bagaimana kabarmu? Semoga baik-baik saja. Aku dan keluargaku sehat.
21. Penulisan alamat tujuan surat yang benar adalah ....
a. Yth: Bapak Pimpinan P.T. Maju Makmur
Jln. Dahlia 212
Semarang C. Yth. Pimpinan PT. Maju Makmur
Jalan. Dahlia 212
Semarang
b. Yth. Pimpinan PT Maju Makmur
Jalan Dahlia 212
Semarang d. Yth. Pimpinan P.T Maju Makmur
Jln Dahlia 212
Semarang
C. Yth. Pimpinan PT. Maju Makmur
Jalan. Dahlia 212
|
d. Yth. Pimpinan P.T Maju Makmur
Jln Dahlia 212
Semarang
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar