MENULIS SURAT

Kompetensi Dasar :
4.2 Menulis surat dinas berkenaan de¬ngan kegi¬atan sekolah dengan sis¬te-matika yang tepat dan bahasa baku

Indikator :
• Mampu menentukan sistematika surat dinas
• Mampu menulis surat dinas dengan bahasa baku
• Mampu menyebutkan bagian-bagian surat dinas dan penggunaan bahasanya

• Mampu menyunting surat dinas

surat dinas disebut juga surat resmi. dikatakan surat dinas karena ditulis atas nama kedinasan. sementara dikatakan surat resmi karena jenis surat ini harus menggunakan aturan resmi baik dari segi sistematika maupun dari segi bahasa.Surat dinas dikirim oleh suatu instansi/lembaga/ organisasi kepada instansi lain atau perorangan. Ciri-ciri surat dinas adalah
1 Bersifat resmi kedinasan.
2 Menggunakan bahasa baku
3 Sistematika sesuai dengan sistematika yang berlaku.
Sistematika surat
-------------------------
------------------------------(1)
-------- ----------------- (2)
------- (3)
--------

-------------
------------- (4)

------------, (5)
---------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------- (6)
--------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------
----------------------------------------------

------------------------ (7)


-------------------------- (8)

-------------------- (9)

Keterangan:
(1) Kepala surat (KOP)
(2) Tanggal pembuatan surat
(3) Nomor, lampiran, hal
(4) Alamat yang dituju
(5) Salam pembuka
(6) Isi surat
a. Pembuka surat
b. Isi surat
c. Penutup surat
(7) Salam penutup
(8) Nama pengirim, tanda tangan, stempel
(9) tembusan

Sistematika surat di atas adlah sistematika surat dinas. Pada surat pribadi, sistematika hampir sama. Hanya pada beberapa bagian tidak ada. Bagian surat dinas yang tidak ada surat pribadi adalah Kepala surat, nomor, lampiran, hal, dan tembusan.
Cara Penulisan
1. Kepala surat
a. Kepala surat paling tidak berisi nama instansi atau kantor dan alamat instansi tersbut. Terkadang kepala surat boleh dilengkapi dengan logo.
b. Nama instansi pada umumnya ditulis dengan huruf kapital semua. Alamat instansi ditulis dengan cara
c. Ditulis lengkap tanpa disingkat.
d. Setiap awal bagian ditulis dengan huruf kapital.

2. Tanggal surat
a. Tanggal surat ditulis lengkap tanpa tanda baca.
b. Tanggal dan tahun ditulis dengan angka sedangkan bulan ditulis dengan huruf dengan awal kapital

3. Nomor, lampiran , hal
Nomor adalah nomor urutan surat yang dibuat oleh suatu instansi dalm satu tahun kegiatan. Nomor surat paling tidak berisi nomor urut dan tahun pembuatan surat.
Lampiran adalah lembaran selain surat yang dikirim bersama surat yang dibuat.
Perihal atau hal adalah insti isi surat yang dikirim.

4. Alamat yang dituju
Adalah orang yang akan dikirimi surat.
a. Tidak perlu mengunakan kata kepada
b. Apabila ada alamat, ditulis lengkap

5. Salam Pembuka
Salam pembuka adalah sapaan pertama sebelum kita mengungkapkan isi. Salam pembula pada surat biasanya dengan hormat. Namun dapat pula menulis salam pembuka selain itu seperti assalamu’alaikum, salam sejahtera, dan lainnya. Salam pembuka ditulis dengan awal hhuruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

6. Isi surat
Isi surat baik surat dinas maupun surat pribadi terdiri dari tiga yaitu pembuka surat, inti surat, dan penutup surat. Pembuka surat pada surat dinas biasanya berupa dasar penulisan surat. Sebgai contoh
Berdasarkan surat keputusan ……….tanggal……………..tentang……………..
Dalam rangka …………………………
Menindaklanjuti edaran ………………..tentang…………………………
Menanggapi surat Saudara tanggal ………………..tentang………….

Pada surat pribadi, pembuka surat biasanya berisi tentang pemberitahuan kabar pengirim surat.
Isi inti surat
Pada surat dinas, isi surat biasanya langsung bersambung dengan pembuka surat. Pada surat pribadi, isi pada umumnya berdiri sendiri pada paragraf tersendiri.
Penutup surat pada umumnya berisi ucapan terima kasih. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan penutup surat adalah hindarkan kata-kata yang mubazir seperti banyak-banyak terima kasih, terima kasih yang sedalam-dalamnya dan lainnya.

7. Salam penutup
Penulisan sama dengan salam pembuka. Salam penutup disesuaikan dengan salam pembuka yang dipakai. Berikut adalah contoh pasangan salam yang biasa dipakai
Salam pembuka : Sengan hormat, salam penutup: Hormat kami, atau Hormat saya,
Assalamu ‘alaikum Wr.Wb Wassalamu ‘alaikum Wr.Wb

8. Nama pengirim
a. Nama pengirim ditulis lengkap sesuai dengan gelar yang ada.
b. Pada surat dinas nama pengirim biasanya disertai dengan jabatan dan nomor pegawai (kalau ada).
c. Di samping itu pada surat dinas juga harus dilengkapi dengan stempel.
d. Stempel terletak di sebelah kanan nama dan harus menyentuh nama pengirim.
e. Stempel ditempatkan pada nama pengirim yang memiliki jabatan ketua atau kepala.
f. Apabila ada dua atau lebih pengirim surat yang berjabatan ketua atau kepala,masing-masing harus diberi stempel sendiri . namun hal itu dilakukan apabila dua pengirim tersbut memiliki stempel sendiri-sendiri.
g. Nama pengirim tidak diulis dalam tanda kurung atau bergaris bawah.
9. Tembusan
Adalah salinan surat yang sama yang berfungsi sebagai pemberitahuan kepada instansi lain yang merupakan instansi atasan atau rekanan dari yang mengirim surat.
a. Tembusan ditulis cukup menyebutkan jabatan dari orang yang dikirimi tembusan seperti kepala Dinas P dan K Kabupaten Tegal, Kepala Sekolah dan lainnya.
b. Arsip tidak perlu dituliskan sebagai tembusan.

LATIHAN
1. …
Kami informasikan bahwa ujian nasional tahun pelajaran 2006/2007 akan dilaksanakan lebih awal yakni tanggal 24 s.d. 26 April 2007.

pembuka surat di atas yang paling tepat adalah...

2. ...
Atas perhatiannya kami sampaikan banyak-banyak terima kasih.

penutup surat dinas di atas kurang tepat. agar menjadi baik penutup surat tersebut harus diganti dengan....

3. Untuk menyukseskan program rehab mushola, kami panitia mengharap sumbangan dari para donator. Sumbangan dapat diserahkan langsung ke secretariat panitia rehab mushola atau ditransfer melalui rekening BCA no.123-10-0001……

isi surat dinas di atas adalah...

4. apabila Anda akan menulis surat dinas atas nama pengurus OSIS yang ditujukan kepada kepala SD di desamu, penulisan alamat surat yang tepat adalah...

5. Dengan hormat, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam acara pentas seni SMP Kusuma
yang akan kami selenggarakan pada
hari, tanggal : Sabtu, 29 November 2008
tempat : Aula SMP Kusuma
waktu : Pukul 09.00 s.d. 12.00
....

Kalimat yang tepat sebagai penutup surat tersebut adalah...